Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Оформление приходных и расходных документов

Журнал регистрации расходной и приходной документации и правила оформления

Приходные и расходные кассовые чеки, расчетно-платежные ведомости, различные заявления на предоставление наличных денежных средств регистрируются сотрудниками бухгалтерии в соответствующей книге. Кассовые ордера, сформированные на расчетно-платежных ведомостях на предоставление заработной платы и других, аналогичных платежей, фиксируются в журнале после их выдачи.

Средства, внесенные на счет компании через кассу, регистрируются при помощи кассовых приходных ордеров (ПКО). А выданные сотрудником бухгалтерии, соответственно расходными чеками (РКО). Вместо последних документов могут быть предоставлены счета на оплату, платежные ведомости или заявления на предоставление наличных денежных средств.

Все документы имеют свой идентификационный номер, содержащийся в классификаторе общероссийской документации:

  • 0310001 – приходные бумаги;
  • 0310002 – расходные документы;
  • 0301011 – платежные ордера;
  • 0301009 – расходно-платежные документы.

Каждая бумага кассового учета содержит основные данные:

  • наименование, а также юридический адрес предприятия;
  • тип операции;
  • участники сделки;
  • время и дату операции;
  • номер расходного ордера;
  • сумму прописью, а также цифрами;
  • инициалы, подпись уполномоченного сотрудника организации.

Кассовая отчетность составляется в бухгалтерии, работником предприятия, назначенным приказом директора. После чего она передается кассовому сотруднику для совершения расходной или приходной операции. Перед выдачей денежных средств, кассир должен удостовериться в правильности составления ведомости и в подлинности подписи основного распорядителя (руководителя, главного бухгалтера и т.п.).

При передаче наличности сотруднику бухгалтерии, корешок ордера должен быть подписан и отдан лицу, внесшему сумму, а сам ПКО, заверенный подпись данного лица, остаться у кассового работника. РКО удостоверяется подписью человека, которому были выданы на руки средства, и визируется печатью «Оплачено», в противном случае доказать факт произведенной выплаты будет просто невозможно.

По окончанию рабочего дня, основываясь на расходных и приходных документах, определяется остаток наличности в кассе предприятия, по следующей формуле:

Пересчитанные средства должны совпадать с суммой, отраженной в документах до копейки, но некоторые организации допускают небольшую погрешность, зафиксированную уставом. Исправления не допустимы, при наличии ошибок ордер уничтожается и составляется заново.