Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Налоговые карточки

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Документы налогового учета по НДФЛ храните в течение четырех лет. Это налоговые карточки учета доходов физлиц, платежные поручения на уплату НДФЛ, заявления работников на вычеты и т .п.

Документы по учету взносов храните в течение шести лет . Это расчетные и платежные ведомости по зарплате, индивидуальные карточки по учету взносов, платежки, больничные, регистры по начислению взносов и т. д.

Выберите название документа. Вы узнаете, надо ли его распечатывать и сколько лет хранить.

Документы бухгалтерского учета храните не менее пяти лет после окончания отчетного года. Если используете документы и в налоговом, и в бухгалтерском учете, безопаснее их хранить не менее пяти лет. Сроки хранения документов есть в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Вид документа

Срок хранения

приказ № 558

другое

Сводная годовая (консолидированная)

5 лет (если нет годовых — постоянно)

1 год (если нет квартальных, годовых — постоянно)

Ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ

По годовой бухотчетности — постоянно

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором последний раз использовали для бухгалтерской отчетности

5 лет после отчетного года

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет— если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет–— если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после отчетного года

Ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

Документы о приеме выполненных работ

По договорам на работы по основной деятельности

5 лет после истечения срока действия договора

По трудовым договорам, договорам подряда

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет – если до 2003 года

По остальным гражданско-правовым договорам

5 лет после истечения срока действия договора

Налоговый учет и отчетность

Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет — если до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет — если до 2003 года)

Расчет в ФСС, если отправляли его по ТКС

5 лет с момента принятия ФСС

П. 5.2, 6.2 и 6.3 технологии приема из приказа ФСС от 12.02.2010 № 19

Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет перед текущим годом

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно

На сотрудников — 75 лет или

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года)

Правила трудового распорядка

1 год после замены новыми

Штатные расписания и изменения к ним:

— по месту разработки или утверждения;

— в других компаниях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 75 лет)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года)

Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет

Документы о несчастных случаях на производстве

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

Срок хранения документов считайте с 1 января следующего года (абз. 4 п. 1.4 Перечня из приказа № 558). Например, в марте 2017 года вы составили и сдали в инспекцию справки 2-НДФЛ. Отсчитывайте срок их хранения с 1 января 2018 года.

Порядок приема сотрудника на работу

Первым делом перед тем, как начислить сотрудникам заработную плату, их необходимо завести в базе и привести в соответствие все кадровые документы. В 1С Зарплата и кадры 3.1 (3.0) эти документы хранятся в меню «Кадры», пункт «Приемы, переводы, увольнения».

При приеме или переводе работника в программе обязательно нужно указать дату приема, должность, подразделение, график работы и размер зарплаты.